Dus, zoals afgesproken geef ik je gelijk het ‘Nr.1′-geheim dat mij meer dan wat ook op weg heeft gezet naar een vervullend leven en meer efficiëntie en doelgerichtheid in mijn professioneel en privé-leven… Time Management. Niets meer en niets minder dan dat. En, ik geef je het op een briefje: het kan ook voor jou wonderen bewerkstelligen op het moment dat je er mee aan het werk gaat. Want, eens je doorhebt dat je  geen heksentoeren hoeft uit te halen om voor voldoende (kwalitatieve) tijd in je leven te zorgen, kan je tijd voor jou laten werken. Stel je maar eens voor: wat als je plots wel tijd hebt voor een wekelijks leuk extra-avondje uit, of voor dat project of die droom waar je al zo lang mee in je hoofd zit, of datgene waar je al zo lang naar snakt maar waar je geen tijd voor kan vrijmaken…

Waarom is time management zo cruciaal?

Wel, in de eerste plaats houdt de maatschappij er een steeds jachtiger tempo op na en welhaast iedereen heeft dan ook het gevoel tijd te kort te hebben. Het aantal indrukken dat we in ons dagdagelijks leven te verwerken krijgen, neemt per generatie exponentieel toe. De rol van de media, het internet en reclame hierin zijn onmiskenbaar groot. Het wordt dan ook steeds moeilijker om je focus te behouden en door de bomen van je steeds wisselende tijdverdrijven heen het bos van je prioriteit te blijven zien…

Wat biedt time management jou als meerwaarde?

Wel in de eerste plaats is het een manier om inzicht te krijgen in hoe je je tijd indeelt en gebruikt. Geloof me vrij, eens je dit gaat bijhouden en in de gaten krijgt waar jij je tijd in investeert, zal je steil van je stoel achterover vallen van verbazing. Zorg voor een schriftje (of een digitaal plekje - werkt even goed) waarin je nauwgezet kan bijhouden wanneer en hoelang je wat doet. Als je dit een paar dagen hebt gedaan, kan je je eerste conclusies gaan trekken. Waar ben je niet tevreden over, waar steek je te veel tijd in, hoe kan je bepaalde taken beter gaan indelen of groeperen om efficiënter te werken, enz.

Time management tips

Eens je dit allemaal op een rijtje hebt, wordt het tijd om de dingen in de praktijk toe te passen. Een aantal concrete tips:

• werk in blokken van maximum twee uren
• zorg voor voldoende momenten van ontspanning tussendoor die je als beloning moet beschouwen
• plan je zwaarste of meest onaangename taak het eerst in want dan zit je nog het frist
• …

En, net zoals elke door de wol geverfde politicus of reclamejongen volmondig zal beamen, werkt herhaling. Met time management is het niet anders. Hoe meer jij bepaalde steeds weerkerende taken of bezigheden op hetzelfde moment van de dag gaat inplannen, hoe vlotter en efficiënter je die gaat kunnen uitvoeren. Hoe komt dat? Als je die taken steeds op hetzelfde moment gaat oppakken, synchroniseer jij die met je bioritmische klok en ga je ze op termijn bij wijze van spreken op automatische pilootfunctie uitvoeren.

Zo zijn we gelijk bij het grootste struikelblok aanbeland dat veel mensen tegenhoudt om de zegeningen van het time management te omarmen. “Time Management vormt een aanslag op mijn vrijheid,” of “Ik wil op elk moment van de dag kunnen doen waar ik zin in heb,” zijn de vaak gehoorde excuses waar mensen beroep op doen om zich niet te hoeven engageren om hun tijd beter te gaan beheren. Maar  zonder uitzondering worstelen ze wel allemaal krampachtig met een steeds nijpender tijdstekort. En dan maar constant klagen over tijdsgebrek om dit of dat te doen. Ik heb ooit eens iemand gekend die ik aanraadde om een cursus ‘time management’ te volgen omdat ze continu tijd te kort had. Je gelooft het nooit, maar weet je wat ze antwoordde: “Een cursus time management, daar heb ik echt geen tijd voor, hoor.” Als ook jij dit denkt, wees dan maar zeker dat je hem broodnodig hebt.

Ik heb ooit eens van een Afrikaan een zo mooie quote gehoord dat ik hem nooit zal vergeten:

“In Europa worden de mensen geleefd door de tijd, maar in Afrika leven wij de tijd.”

Een waarheid als een koe, maar gelukkig gaat ze voor ons niet op. Bewust levende mensen kennen maar al te goed de waarde van tijd. En nu heb ik het niet over het uitgemolken cliché ‘Tijd is geld’ maar over een veel waardevoller inzicht “Tijd staat voor levenskwaliteit“. Als je door je dag efficiënter in te delen en onproductieve bezigheden kan elimineren en enkele uren tijd kan winnen, wat doe je daar dan mee? Inderdaad, investeren in nuttige bezigheden, of misschien nog beter, in aangename tijdverdrijven of hobbies waar je voorheen geen tijd voor had. Het is maar wat je vrijheid noemt, hé…

De keuze is eigenlijk eenvoudig: ofwel neem je je dagdagelijkse activiteiten eens kritisch onder de loupe en kan je al snel de vruchten plukken van een beter tijdsbeheer, ofwel blijf je in hetzelfde bedje ziek waar de meesten blijven in steken. Als ook jij wil behoren bij de mensen die dingen gedaan krijgen in hun leven en succes ervaren, weet je dus wat je te doen staat.

Time management tools

Gelukkig zijn er heel wat gratis toepassingen die je hierbij kunnen helpen:

• Zo is er Rescue Time, een webgebaseerd programma dat je inzicht verschaft in de tijd die je op je PC doorbrengt. Het mooie is dat het op de achtergrond werkt, dus je hoeft er helemaal niets voor te doen. Alles wordt automatisch geregistreerd. Je hebt ook een betalende versie voor iets van een 5 dollar van een maand, met handige extra-functies. Zo krijg je bijvoorbeeld een waarschuwing als je te veel tijd verliest met dingen die je afleiden van je taak die je op dat moment hoort uit te voeren. Verrekt handig als je moeilijk je focus kan behouden…
• Toggl is een gelijkaardig programma, bovendien kan je het ook downloaden en op je PC als applicatie installeren
• Workrave is de ideale hulp voor workaholics. Als je maar niet achter je PC wegraakt, laat Workrave je weten dat het tijd is voor een pauze. Bovendien is het volledig customizable: zo kan je zelf instellen hoe lang je maximum per dag wil werken, hoe lang je pauzes duren, enz.

Dan heb je ook nog een aantal tools die niet rechtstreeks met time management te maken hebben, maar die je wel in staat stellen heel wat tijd te besparen en efficiënter te werken…

• Lastpass is de ultieme password manager: als je het beu bent om steeds opnieuw paswoorden te moeten onthouden en ingeven, dan is Lastpass de ultieme tool die je kan helpen het allemaal te automatiseren. Je krijgt bovendien de mogelijkheid om automatisch formulieren te laten invullen en automatisch paswoorden te genereren. Werkt als addon voor Firefox.
• Remember the Milk is de Rolls Royce onder de digitale taakbeheerders. Je to-do task list wordt centraal beheerd en je kan herinneringen krijgen via e-mail, SMS, enz. Je kan taken filteren op tags, deadlines, enz.  Bovendien is het compatibel met een hele reeks aan toepassingen als Google Kalender, Gmail, Twitter, Blackberry en Iphone.
• Stickies is een tool die een soort van alternatief vormt voor de overbekende Post-Its, maar dan in een digitale uitvoering. Het laat je o.m. toe om reminders op te stellen voor bepaalde taken. Die kan je dan koppelen aan welbepaalde folders of documenten. De stickies springen dus enkel tevoorschijn als dat document of die folder wordt geopend. Stickies kunnen ook als een alarm afgaan, enz. enz. Is ook volledig te personaliseren qua kleuren, fonts, enz.
• ‘Save the best for last’, zegt men in het Engels, en dat heb ik dan ook gedaan om de geduldige lezer te belonen. Freemind is het absolute neusje van de zalm in mindmapping-land wat mij betreft. Mindmapping software laat je toe al je projecten en plannen efficiënt te beheren. Je kan bepaalde takken van je map naar wens open- en dichtklappen. De laatste versie (Freemind 0.9) heeft de mogelijkheid attributen toe te kennen aan elke knoop waarmee je variabelen kan ingeven zoals deadline, contactpersoon, te ondernemen actie, enz. enz.

Een laatste tip, als je met één van deze applicaties aan de slag gaat, gun jezelf de tijd om er wat mee te experimenteren en te kijken wat werkt en wat niet. Er is niets zo nefasts als overhaaste conclusies. En, last but not least, geef hieronder je mening of feedback over het bovenstaande. Heb je zelf nog tips en tools die je gebruikt, dan horen we dat met z’n allen heel graag van jou…

Succes en denk eraan, actie wordt steeds beloond want begonnen is half gewonnen.

Groetjes

Gwen